Jeśli chodzi o diety dla osób prowadzących własną działalność gospodarczą, zatrudnionych na umowę zlecenie lub umowę o dzieło, to sytuacja wygląda nieco inaczej niż w przypadku występowania stosunku pracy.
Kodeks pracy reguluje tylko zasady zwracania kosztów za podróże służbowe osobom zatrudnionym na umowę o pracę. Natomiast kiedy zawierana jest umowa zlecenie lub umowa o dzieło można podjąć pewne ustalenia w tej sprawie oraz odpowiednio je zapisać. Zwykle robi się tak w przypadku, gdy praca rzeczywiście wymaga podróżowania w związku z wykonywanymi obowiązkami. Jak należy sformułować ustalenia dotyczące zwrotu pieniędzy za delegację? Można zapisać to w umowie na przykład w następujący sposób: „Zamawiający będzie wypłacał Wykonawcy pieniądze stanowiące zwrot kosztów poniesionych w związku z odbywaniem służbowych podróży”. Dalej trzeba określić dokładnie zasady wypłacania należności za rożnego rodzaju delegacje. Najczęściej warunkiem rozliczenia kosztów wyjazdu służbowego jest przedstawienie odpowiedniego druku delegacji. Na tej podstawie dokonywany jest przelew bankowy, czyli wypłata diety. Zleceniodawca może wymagać też na przykład okazania rachunków.
W przypadku, gdy umowa zlecenie lub umowa o dzieło nie zawiera wpisu dotyczącego zwrotu pieniędzy za wyjazd służbowy, to Wykonawca nie ma podstawy, aby ubiegać się wypłaty diety. Natomiast jeśli wyjazdy są konieczne i przewiduje, iż będzie ich coraz więcej może zaproponować sporządzenie aneksu do umowy. Powinny się w nim znaleźć wszelkie ustalenia dotyczące zwrotu pieniędzy za delegacje. Warto wspomnieć tutaj o tym, że jeśli w umowie można znaleźć zapis dotyczący wypłaty pieniędzy będących zwrotem kosztów za odbytą podróż lub jeśli sporządzony zostanie wspomniany aneks, to diety staną się podstawą do częściowego zwolnienia od obowiązku podatkowego. Wysokość zwolnienia określają odpowiednie przepisy. Na pewno warto zapoznać się z nimi. Natomiast jak się okazuje w przypadku zawierania jakiejkolwiek umowy oraz dokonywania ustaleń dotyczących wykonywania danej pracy, również najlepiej sprawdzić w miarę możliwości obowiązujące przepisy.