Zasady rozliczania delegacji mogą się różnić od siebie w zależności od tego czy chodzi o wyjazd służbowy przy umowie zlecenie, podróż krajową czy zagraniczną.
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej pracownik wyjeżdżający w delegację zagraniczną może dostać zaliczkę w złotówkach lub w walucie obcej. Zaliczka może być wypłacona w złotówkach, o ile zgodzi się na to pracownik. Stanowi ona równowartość kwoty przysługującej mu kwoty w obcej walucie. Przeliczenia dokonuje się według średniego kursu Narodowego Banku Polskiego z dnia, kiedy zaliczka jest wypłacana. Natomiast jeśli zaliczka wypłacana jest w walucie obcej, to jej wysokość wynika ze wstępnego oszacowania kosztów podróży służbowej.
Podczas dokonywania rozliczenia kosztów delegacji zagranicznej stosuje się walutę otrzymanej zaliczki, walutę wymienialna lub polską. Jeśli na przykład zaliczka wypłacona było ona w euro, to można dokonać rozliczenia podróży w euro, a następnie dokonać przeliczenia na złotówki, stosując średni kurs NBP z dnia wypłaty zaliczki. Natomiast do przeliczenia kosztów podatkowych zagranicznej delegacji służbowej stosuje się średni kurs NBP z dnia (roboczego) poprzedzającego dzień złożenia rozliczenia przez pracownika. Oznacza to, że do przeliczenia zaliczki oraz rozliczenia kosztów podatkowych stosuje się różne kursy. Jednak takiej różnicy kursowej nie uwzględnia się w przychodach czy kosztach podatkowych. Informacje dotyczące wypłaconej zaliczki powinny się znaleźć w dokumencie będącym poleceniem wyjazdu służbowego. Poza tym trzeba wziąć pod uwagę obowiązujące przepisy, zgodnie z którymi za każdą pełną dobę spędzoną w delegacji przysługuje pracownikowi pełna wysokość diety. Jeśli chodzi o niepełną dobę, to do 8 godzin przysługuje mu 1/3 wysokości diety, od 8 do 12 godzin 1/2 diety, a powyżej 12 godzin 100% diety.