Termin i dokumenty do rozliczenia delegacji

Delegowanie pracownika w podróż służbową wiąże się z pewnymi obowiązkami. Dotyczą one między innymi prawidłowego wypełnienia polecenia wyjazdu w sprawach służbowych oraz z prawidłowego rozliczenia podróży.

Ma być ono zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Natomiast zgodnie z ustawą z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych diety pracownicze są zwolnione z podatku dochodowego.

Polecenie wyjazdu służbowego powinno zawierać imię, nazwisko, stanowisko delegowanego pracownika, miejsce i cel podróży, czas trwania wyjazdu, w jaki sposób pracownik będzie się poruszał. Poza tym wypełnia się rachunek kosztów podróży. Pracownik może ubiegać się o zaliczkę i wówczas zobowiązuje się też pisemnie do uwzględnienia jej podczas przedstawiania poniesionych kosztów podróży. Ich rozliczenie powinno odbyć się najpóźniej 14 dni od momentu zakończenia delegacji i obowiązkiem pracownika jest dopilnowanie tego terminu. W przeciwnym razie pracodawca może zmniejszyć wypłatę pracownika o pobraną zaliczkę. Tak naprawdę w takiej sytuacji wiele zależy od dobrej woli pracodawcy. Rozliczenie kosztów delegacji odbywa się na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie konkretnych kosztów przez delegowanego. Mogą to być rachunki, faktury, bilety. Jeśli pracownik nie może przedstawić takich dokumentów powinien spisać oświadczenie, w którym informuje o poniesionym wydatku oraz przyczynie braku dokumentów potwierdzających taka sytuację. Jeśli oświadczenie jest zgodne z zasadami ustawy o rachunkowości może być dowodem księgowym. Może też zdarzyć się na przykład tak, że brak biletów związany jest z tym, iż pracownik odbywał podróż służbową prywatnym samochodem. Jeśli delegowany nie brał żadnej zaliczki przed wyjazdem, to rozliczenie dokonywane jest na podstawie przedstawionych dokumentów i oświadczeń, a jeśli otrzymał zaliczkę, to zostaje ona oczywiście uwzględniona.