Czym innym jest obliczanie diet kierowców, a czym innym rozliczanie podróży służbowej odbytej prywatnym samochodem. W tym drugim przypadku istnieje kilka możliwości, jeśli chodzi o sposób zwrotu kosztów.
Na pewno zwrócone koszty podróży nie powinny być wyższe od kwot ustalonych przepisami. Do ich obliczenia niezbędna jest ewidencja przebiegu samochodu oraz dokonanie wyliczenia na podstawie kilometrówki lub innych przyjętych zasad wynikających z odpowiedniej uchwały. Koszt podróży prywatnych samochodem może być uznany za koszt uzyskania przychodu, jeśli zebrana zostanie wymagana dokumentacja. Ma ona zawierać następujące dane: imię, nazwisko, adres użytkownika pojazdu, numer rejestracyjny, pojemność silnika, numer, datę, cel służbowego wyjazdu, określenie skąd i dokąd odbywał się wyjazd, ile pojazd przebył kilometrów, stawkę ustaloną za 1 kilometr, iloczyn przebytych kilometrów oraz ustalonej stawki, podpis i dane pracodawcy.
Jeśli wyliczenie kosztów przejazdu prywatnych samochodem odbywa się na podstawie kilometrówki, czyli faktycznie przejechanych kilometrów, to stosuje się kwotę ustaloną przez pracodawcę, odnoszącą się do przejechanego kilometra. Nie może ona przewyższać maksymalnych stawek, które wynoszą:
– 0,5214 zł/km dla samochodu o pojemności do 900 cm³
– 0,8358 zł/km dla samochodu o pojemności powyżej 900 cm³
– 0,2302 zł/km dla motocykla
– 0,1382 zł/km dla motoroweru
Żeby określić ilość przejechany przez pracownika kilometrów najlepiej posłużyć się odczytami licznika przed i po podróży. Można też wyznaczyć daną trasę na służącej do tego stronie internetowej oraz odczytać w ten sposób ilość przebytych kilometrów. Zwykle pracownik korzystający z samochodu prywatnego do celów służbowych wyrusza z miejsca zamieszkania. O ile wyliczanie stawek za podróżowanie służbowe w inny sposób, niż własnym samochodem odbywa się zawsze w ten sam sposób, to w przypadku używania prywatnego pojazdu, jak już zostało wspomniane, mogą być przyjęte inne sposoby wyliczania kosztów. Ich zwrot może się odbywać na podstawie innej stawki za każdy przejechany kilometr, opłat dotyczących zakupu paliwa, cen obowiązujących w środkach komunikacji publicznej. Natomiast jeśli przyjmie się już któryś z tych sposobów trzeba to zapisać w uchwale oraz zwrócić uwagę na to, aby kwota, która wychodzi za przejechany kilometr nie przekraczała kilometrówki.