Dokonując rozliczenia podróży służbowej berze się pod uwagę wysokość diety, stawki ryczałtu za dojazdy, noclegi, posiłki oraz długość delegacji. Natomiast jeszcze przed wyjazdem służbowym pracownika wypełnia się odpowiednie polecenie, które go dotyczy.
Pracodawca powinien mieć gotowy wzór polecenia takiego wyjazdu. Odpowiedni druk można wypełnić ręcznie, po uprzednim wdrukowaniu wzoru dokumentu w formacie PDF. Natomiast znacznie częściej praktykowane jest wypełnianie formularza przygotowanego Wordzie czy w Excelu. Zarówno samo wypełnianie, jak i stworzenie takiego wzoru nie są w ogóle trudne, jeśli tylko ktoś miał do czynienia z tymi programami. Jakie informacje mają się znaleźć w poleceniu wyjazdu służbowego? W nagłówku podaje się numer polecenia. Następnie wybiera się opcję – wyjazd służbowy na wezwanie lub na zaproszenie. Potrzebna jest też oczywiście data. Dalej wpisuje się imię, nazwisko, stanowisko pracownika, który ma się udać na delegację. Oczywiście trzeba napisać dokąd ma pojechać, od kiedy do kiedy będzie trwał wyjazd i jaki jest jego cel. Podaje się też środki lokomocji, jakimi będzie poruszał się pracownik. Na dole umieszcza się datę i podpis. Ponieważ pracownik, który otrzyma polecenie wyjazdu służbowego może ubiegać się o zaliczkę, najlepiej aby od razu na druku (pod datą i podpisem osoby zlecającej wyjazd) znajdowało się sformułowanie wyrażające prośbę o wypłacenie zaliczki i miejsce na wpisanie kwoty oraz podpis. Często wypełnia się też rachunek kosztów podróży oraz zobowiązanie do uwzględnienia zaliczki podczas przedstawiania rzeczywiście poniesionych kosztów.
Kiedy pracownik wraca z delegacji dokonuje się rozliczenia kosztów podróży. Chociaż dietę można obliczyć szybko korzystając z kalkulatora online, to podczas rozliczania delegacji trzeba wszystko odpowiednio zapisać i udokumentować. W związku z tym potrzebny jest też właściwy druk rozliczenia. Tutaj również można wypełniać formularz ręcznie lub na komputerze, korzystając na przykład z Excela. W rozliczeniu kosztów podróży służbowej znajdują się podobne informacje, jak w druku polecenia delegacji, ale bardziej szczegółowe i można powiedzieć, że są one potwierdzone przez fakt, iż wyjazd się już odbył.