W celu prawidłowego rozliczenia wyjazdu służbowego trzeba zebrać dokumenty potrzebne do podsumowania delegacji, znać aktualne stawki ryczałtów i zasady naliczania diet przysługujących pracownikom.
Sprawy związane z obliczaniem diet pracowniczych reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, które obowiązuje od dnia 1 marca 2013 roku. Zgodnie z nim wysokość diety to 30 zł, a krajowe stawki ryczałtów wynoszą:
– na pokrycie kosztów przejazdów lokalnych – 20% diety czyli 6 zł
– za nocleg – 150% diety czyli 45 zł, przy czym limit noclegowy to 600 zł
– dieta: w przypadku podróży trwającej więcej niż 12 godzin 30 zł, 8-12 godzin 50% diety, mniej niż 8 godzin brak diety. W przypadku podróży kilkudniowych za każdą dobę nalicza się pełną dietę, a za rozpoczętą dobę przy przekroczeniu 8 godzin 50% diety. Przy czym kwota diety zostanie zmniejszona, jeśli pracownik będzie miał zapewnione bezpłatne wyżywienia. Wówczas przyjmuje się, że śniadanie to odpowiednich 25% diety, obiad 50%, a kolacja 25%.
Natomiast podczas rozliczania kosztów delegacji zagranicznej należy wziąć pod uwagę następujące stawki:
– na pokrycie kosztów przejazdów lokalnych – 20% diety czyli 6 zł
– za nocleg – 150% diety czyli 45 zł, przy czym limit noclegowy to 600 zł
– dieta: za każdą dobę przysługuje pełna dieta. Natomiast w przypadku rozpoczętej doby podróży do 8 godzin przysługuje 1/3 diety, 8-12 godzin 50% diety, ponad 12 godzin 100% diety. Przy czym kwota diety zostanie zmniejszona, jeśli pracownik będzie miał zapewnione bezpłatne wyżywienia. Wówczas przyjmuje się, że śniadanie to odpowiednich 15% diety, obiad 30% i kolacja również 30%. Po rozliczeniu kosztów zagranicznego wyjazdu służbowego pracownik otrzymuje zwrot kosztów w walucie polskiej lub obcej. W tym drugim przypadku stosuje się kurs z dnia wypłaty diety. Wybór waluty uzależniony jest między innymi od tego w jaki sposób została wypłacona zaliczka.